ผมมีโอกาสร่วมเป็นเจ้าภาพจัดงานสัมมนาวิชาการ โดยหน้าที่หลักอย่างหนึ่งคือรวบรวมเอกสารวิชาการที่มีการนำเสนอมารวมเล่มเป็น conference proceeding ฟังดูไม่น่ายาก มีต้นฉบับเป็นไฟล์ Word ประมาณ 80 ไฟล์ แค่ต้องแยกแยะหมวดหมู่และทำสารบัญ แต่พอเอาเข้าจริง งานนี้หินน่าดู ต้องไปศึกษาหาเคล็ดลับของ Word มาใช้หลายอย่าง .. ไหนๆ ทำแล้วก็เลยขอบันทึกไว้ที่นี่เผื่อเป็นประโยชน์กับผู้อื่นครับ ใครไม่เคยทำสารบัญอัตโนมัติใน Word แนะนำว่าไปลองเล็นก่อน แล้วกลับมาอ่านครับ
อย่างแรกเลยถ้าอยากดูตัวอย่างที่เสร็จแล้วก็โหลดได้ครับ
ขั้นตอนคร่าวๆ มีดังนี้
- การรวมไฟล์ Word หลายๆ ไฟล์เข้าด้วยกัน – อันนี้ไม่ยาก เลือกเมนู “Insert / Object / Text from file” แล้วเลือกไฟล์ Word ที่ต้องการทั้งหมดก็เรียบร้อย เคล็ดลับมีนิดหน่อยคือไฟล์ที่เราใช้ import เข้ามานั้นควรมี Style ต่างๆ ที่ต้องใช้ไว้ก่อนให้ครบ เมื่อรวมแล้วต้องใส่ page break เอง ใช้เวลาหน่อยแต่ไม่ยากนัก
- ตรวจสอบและปรับ Style ของส่วนประกอบสำคัญคือชื่องานให้ถูกต้องเพื่อว่าเมื่อทำสารบัญ ชื่องานวิชาการแต่ละงานจะปรากฏขึ้นมาอย่างครบถ้วน
- ถ้าแค่ต้องการทำสารบัญที่แสดงชื่อผลงาน Word มันก็ทำได้ง่ายๆ ความยากมาตอนที่ต้องใส่ชื่อผู้แต่งเข้าไปในสารบัญด้วย ซึ่งจะใช้วิธีกำหนดเป็น Style อื่นก็ไม่ได้เพราะตัวชื่อจะแสดงเลขหน้าด้วย เราแค่ต้องการให้ชื่อคนเขียนมาปรากฏใต้ชื่อผลงานเท่านั้น คำตอบหาเจอจากที่นี่ โดยเคล็ดลับคือ
- เราสามารถระบุข้อความที่จะให้ปรากฏในสารบัญโดยไม่ใช้ Style ได้โดยใช้ TC field ในกรณีนี้ชื่อผู้แต่งมีอยู่ใต้ชื่อผลงานอยู่แล้ว ผมก็ใช้วิธีป้ายดำชื่อ แล้วกด Alt+Shift+o เลือกระดับเป็น 2 เพื่อให้มันปรากฏใต้ชื่อผลงานซึ่งผมกำหนดตอนสร้างสารบัญว่า Style ของชื่อผลงานให้แสดงเป็นระดับที่ 1 ขั้นตอนนี้ใช้เวลาหลายชั่วโมงเพราะผลงานมีกว่า 80 ชิ้นต้อง tag ชื่อจำนวนมาก บางผลงานมีหลายชื่อ ทำไปสักพักเลยสร้าง Macro ขึ้นมา ก็ช่วยร่นเวลาไปได้มาก
- เมื่อสร้างสารบัญก็จะเห็นชื่อผู้เขียนปรากฏขึ้น แต่ปัญหาอีกอย่างคือ ผมไม่ต้องการแสดงเลขหน้าสำหรับรายการที่อยู่ในระดับที่ 2 ซึ่งหาวิธีปิดจาก UI ไม่ได้ สุดท้ายต้องใช้พารามิเตอร์ใน Field ของสารบัญ เวลาทำให้คลิ๊กที่สารบัญเดิม แล้วกด Alt+F9 สารบัญจะกลายเป็นรหัส Field แทน ซึ่งเราจะสามารถสั่งงานมันได้มากกว่าที่มีให้ใน UI ของ word เช่น รหัส field ที่ผมใช้คือ{ TOC \f \h \z \n 2-3 \t “Heading1,1” }
ตัวที่สำคัญคือ \n 2-3 ซึ่งเป็นการบอกว่าสารบัญระดับที่ 2-3 ไม่ต้องโชว์เลขหน้า (ระดับอื่นยังคงโชว์) ส่วน \t “Heading1,1” เป็นการบอกว่าระดับที่ 1 ให้ใช้ Style อะไร
- เมื่อแก้รหัส field แล้วก็ให้กด Alt+F9 อีกครั้งเพื่อแสดงสารบัญ และกด F9 และเลือก update ทั้งตาราง เพื่อให้ Word สร้างสารบัญใหม่
- ยังมีปัญหาอีกอย่างคือ ผลงานที่มีผู้แต่งหลายคน ชื่อผู้แต่งจะแสดง 1 บรรทัดต่อหนึ่งชื่อ ซึ่งผมอยากให้มันรวมในบรรทัดเดียวมากกว่า ผมเลยลองใช้ Find&Replace ของ Word โดยกำหนดให้ค้นหา Paragraph Mark ของข้อความ Style เป็น TOC2 หรือสารบัญระดับที่สอง แล้วแทนที่ด้วยอักษรว่างเปล่า (ลบทิ้งนั่นเอง) ก็ได้ผล แต่มันดันลบ paragraph mark คนผู้เขียนคนสุดท้ายด้วยทำให้เพื้ยนอีก ผมเลยต้องไปแก้ TC Field ของผู้เขียนคนสุดท้ายทุกคนให้เป็นระดับสาม (เสียเวลาอีกเกือบครึ่ง ชม) และทำให้ได้สารบัญที่ต้องการออกมาในที่สุด
- พอทำเสร็จลอง Export เป็น PDF ก็ปรากฏว่าสารบัญสามารถคลิ๊กเพื่อเปิดหน้าที่ต้องการขึ้นมาได้ด้วย นับเป็นของแถมอีกอย่างที่ไม่ได้คาดไว้