เคล็ดลับการทำสารบัญ Conference Proceeding โดยใช้ MS Word

ผมมีโอกาสร่วมเป็นเจ้าภาพจัดงานสัมมนาวิชาการ โดยหน้าที่หลักอย่างหนึ่งคือรวบรวมเอกสารวิชาการที่มีการนำเสนอมารวมเล่มเป็น conference proceeding ฟังดูไม่น่ายาก มีต้นฉบับเป็นไฟล์ Word ประมาณ 80 ไฟล์ แค่ต้องแยกแยะหมวดหมู่และทำสารบัญ แต่พอเอาเข้าจริง งานนี้หินน่าดู ต้องไปศึกษาหาเคล็ดลับของ Word มาใช้หลายอย่าง .. ไหนๆ ทำแล้วก็เลยขอบันทึกไว้ที่นี่เผื่อเป็นประโยชน์กับผู้อื่นครับ  ใครไม่เคยทำสารบัญอัตโนมัติใน Word แนะนำว่าไปลองเล็นก่อน แล้วกลับมาอ่านครับ

อย่างแรกเลยถ้าอยากดูตัวอย่างที่เสร็จแล้วก็โหลดได้ครับ

ขั้นตอนคร่าวๆ มีดังนี้

1. การรวมไฟล์ Word หลายๆ ไฟล์เข้าด้วยกัน – อันนี้ไม่ยาก  เลือกเมนู “Insert / Object / Text from file” แล้วเลือกไฟล์ Word ที่ต้องการทั้งหมดก็เรียบร้อย  เคล็ดลับมีนิดหน่อยคือไฟล์ที่เราใช้ import เข้ามานั้นควรมี Style ต่างๆ ที่ต้องใช้ไว้ก่อนให้ครบ   เมื่อรวมแล้วต้องใส่ page break เอง ใช้เวลาหน่อยแต่ไม่ยากนัก
2. ตรวจสอบและปรับ Style ของส่วนประกอบสำคัญคือชื่องานให้ถูกต้องเพื่อว่าเมื่อทำสารบัญ ชื่องานวิชาการแต่ละงานจะปรากฏขึ้นมาอย่างครบถ้วน
3. ถ้าแค่ต้องการทำสารบัญที่แสดงชื่อผลงาน Word มันก็ทำได้ง่ายๆ ความยากมาตอนที่ต้องใส่ชื่อผู้แต่งเข้าไปในสารบัญด้วย ซึ่งจะใช้วิธีกำหนดเป็น Style อื่นก็ไม่ได้เพราะตัวชื่อจะแสดงเลขหน้าด้วย  เราแค่ต้องการให้ชื่อคนเขียนมาปรากฏใต้ชื่อผลงานเท่านั้น  คำตอบหาเจอจากที่นี่ โดยเคล็ดลับคือ
   1. เราสามารถระบุข้อความที่จะให้ปรากฏในสารบัญโดยไม่ใช้ Style ได้โดยใช้ TC field ในกรณีนี้ชื่อผู้แต่งมีอยู่ใต้ชื่อผลงานอยู่แล้ว ผมก็ใช้วิธีป้ายดำชื่อ แล้วกด Alt+Shift+o เลือกระดับเป็น 2 เพื่อให้มันปรากฏใต้ชื่อผลงานซึ่งผมกำหนดตอนสร้างสารบัญว่า Style ของชื่อผลงานให้แสดงเป็นระดับที่ 1  ขั้นตอนนี้ใช้เวลาหลายชั่วโมงเพราะผลงานมีกว่า 80 ชิ้นต้อง tag ชื่อจำนวนมาก บางผลงานมีหลายชื่อ ทำไปสักพักเลยสร้าง Macro ขึ้นมา ก็ช่วยร่นเวลาไปได้มาก
   2. เมื่อสร้างสารบัญก็จะเห็นชื่อผู้เขียนปรากฏขึ้น แต่ปัญหาอีกอย่างคือ ผมไม่ต้องการแสดงเลขหน้าสำหรับรายการที่อยู่ในระดับที่ 2 ซึ่งหาวิธีปิดจาก UI ไม่ได้ สุดท้ายต้องใช้พารามิเตอร์ใน Field ของสารบัญ  เวลาทำให้คลิ๊กที่สารบัญเดิม แล้วกด Alt+F9 สารบัญจะกลายเป็นรหัส Field แทน ซึ่งเราจะสามารถสั่งงานมันได้มากกว่าที่มีให้ใน UI ของ word เช่น รหัส field ที่ผมใช้คือ{ TOC \f \h \z \n 2-3 \t “Heading1,1” }

      ตัวที่สำคัญคือ \n 2-3 ซึ่งเป็นการบอกว่าสารบัญระดับที่ 2-3 ไม่ต้องโชว์เลขหน้า (ระดับอื่นยังคงโชว์) ส่วน \t “Heading1,1” เป็นการบอกว่าระดับที่ 1 ให้ใช้ Style อะไร

   3. เมื่อแก้รหัส field แล้วก็ให้กด Alt+F9 อีกครั้งเพื่อแสดงสารบัญ และกด F9 และเลือก update ทั้งตาราง เพื่อให้ Word สร้างสารบัญใหม่
   4. ยังมีปัญหาอีกอย่างคือ ผลงานที่มีผู้แต่งหลายคน ชื่อผู้แต่งจะแสดง 1 บรรทัดต่อหนึ่งชื่อ ซึ่งผมอยากให้มันรวมในบรรทัดเดียวมากกว่า ผมเลยลองใช้ Find&Replace ของ Word โดยกำหนดให้ค้นหา Paragraph Mark ของข้อความ Style เป็น TOC2 หรือสารบัญระดับที่สอง  แล้วแทนที่ด้วยอักษรว่างเปล่า (ลบทิ้งนั่นเอง) ก็ได้ผล แต่มันดันลบ paragraph mark คนผู้เขียนคนสุดท้ายด้วยทำให้เพื้ยนอีก ผมเลยต้องไปแก้ TC Field ของผู้เขียนคนสุดท้ายทุกคนให้เป็นระดับสาม (เสียเวลาอีกเกือบครึ่ง ชม) และทำให้ได้สารบัญที่ต้องการออกมาในที่สุด
4. พอทำเสร็จลอง Export เป็น PDF ก็ปรากฏว่าสารบัญสามารถคลิ๊กเพื่อเปิดหน้าที่ต้องการขึ้นมาได้ด้วย นับเป็นของแถมอีกอย่างที่ไม่ได้คาดไว้